Kees was ons Hoofd van de administratie, rond 1980. Er waren nog een secretaresse en een financieel medewerkster. Meer staf was er niet, want scholen betaalden niet zelf de salarissen, hadden weinig beslisruimte en iedere mutatie liep via het ministerie in Zoetermeer. En zoveel mutaties waren er nou ook weer niet. En als ze er waren, werden ze verwerkt door een slimme conrector die Natuur- en Wiskunde had gestudeerd.

Kees ging alleen over rekeningen en bonnetjes, over wat we nu de exploitatie noemen. En over het boekenfonds in eigen beheer, waar de school een beetje winst mee hoopte te maken. Dit alles in de tijd dat de stencilmachine en de vloeistofduplicator werden vervangen door het eerste kopieerapparaat, met daarbij later een heuse offsetmachine. Het was ook de tijd van de voorzichtige entrée van de eerste computers met amberkleurige of groene schermen.
Kees was zuinig, heel zuinig. Hij waakte over de verbruiksmaterialen alsof hij alles uit eigen zak moest betalen. Als iemand niet mocht die om een ordner of klapper kwam vragen, was het antwoord steevast dat de sectie genoeg ordners had gekregen en dat leraren maar eens thuis in de kast moesten kijken. Als hij je wel mocht, klom hij met een samenzweerdersblik op de balie, tilde een plafondplaat op en haalde daar met een grote grijns een ordner vandaan. Joost mag weten wat hij daar nog meer bewaarde en bewaakte, want de schooladministratie ‘hing van de potjes aan elkaar.’

Kom daar nu eens om! Geen potje met geld meer te bekennen, niks meer te declareren bij ‘Het Rijk’, verbruiksmiddelen worden aanbesteed, evenals kopieercontracten. Bestuurders zijn werkgevers, met alle bijbehorende lasten en lusten. En alles wat 40 jaar geleden die ambtenaren in Zoetermeer voor ons regelden, moeten scholen sinds de lumpsum-financiering zelf doen.

Dus als iemand moppert op het stafbureau ‘omdat dat er vroeger helemaal niet was’, dan klopt dit laatste en hierboven staat de verklaring.
Maar, moet dit dan leiden tot zulke woorden op een website:
‘De beleidsstaf zorgt ervoor dat stichting X in control kan zijn op onderwerpen als governance, financiële rechtmatigheid en doelmatigheid, onderwijskwaliteit, ondersteuning, leerlingenstromen en algemene risicobeheersing.’
Of: ‘De medewerkers van het bureau in Y ondersteunen de meer dan .. scholen en de Raad van Bestuur. Enthousiaste experts op het gebied van onderwijs, beheer, HR en financiën ontzorgen, adviseren en faciliteren de scholen.’
Of: Z kent op centraal niveau een bureau, waar naast het bestuur ook de stafdiensten HRM, Financiën & Administratie (F&A), Facilitaire Zaken (FZ), Informatiebeheer (IB), Onderwijs, Kwaliteit & Innovatie (OK&I) en het Bestuurssecretariaat gehuisvest zijn.’?

Wis en waarachtig!
Stafbureaus zijn onmisbaar. Punt.
Dit neemt dan weer niet weg dat ik niet op een stafbureau zou willen werken.
Van wie was die reclameslogan ook alweer, ‘willen is kunnen’? Niet meer te vinden, maar er zijn ook fanfares en toneelverenigingen die zo heten en daar meld ik mij ook niet. In een kantoorgebouw op afstand van de scholen de bestuurder(s) ondersteunen, op een plek waar geen leerling te bekennen is, ik moet er niet aan denken. Maar dat maakt mijn waardering voor stafcollega’s niet minder.

Ik heb wel een paar waarschuwingen voor de werkers op een stafbureau en hun leidinggevenden, mede uit eigen ondervinding:

• Ik heb meegemaakt dat een hoofd financiën bijna met trots beweerde dat hij niets met onderwijs had. Dan maak je bij mij geen beste beurt!
• Ooit riep een bestuurder mij, toen interimrector van een van ‘zijn’ scholen, ter verantwoording over een kwestie in ‘mijn’ school. Toen ik hem vroeg waar hij zijn informatie vandaan had, bleek dat dit een stafmedewerker was opgevallen toen hij de school bezocht. Er klopte geen draad van, maar dat terzijde. De informatieroute vond ik verwerpelijk.
• Veel stafmedewerkers hebben als opdracht, service te verlenen aan de scholen, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit, maar soms maken zij mensen gek door de hongerige vragen om data te leveren.
• ‘Sturen via de staf’ vind ik een doodzonde. Stafmedewerkers onderzoeken, ondersteunen en bereiden voor. Ze zijn geen boodschapper van het bestuur. En zeker geen bepalers.
• Kijk uit voor ‘verstaffing’. Dat klinkt als te sterke groei van het stafbureau, een jaarlijks terugkerende bron van discussie tussen bestuurders en directeuren, maar het is een onzinwoord in dit verband, want het betekent ‘vermolming.’
• Wees alert op ‘de wet van Parkinson’! Dat klinkt als beverig of verstard, maar het gaat om het principe dat eenmaal ingestelde functies nooit meer verdwijnen. En de functionarissen houden altijd werk. Meneer Parkinson ontdekte waarom het aantal werknemers in een bureaucratie elk jaar groter wordt, zonder dat daar aantoonbaar een aanleiding voor is, terwijl iedereen kennelijk wel iets te doen heeft.
• De bijnamen voor een stafbureau zijn zelden vleiend: Het Kremlin, Het Politbureau, De Overkant, Het Bureau (verwijzend naar J.J. Voskuil), de straatnaam in kwestie (na een fusie huurde de centrale directie ruimte naast het kantoor van Upjohn; je raadt al hoe ons bureau daarna werd aangeduid), De Apparatsjiks, The Firm, De pennenlikkers, De paarse krokodil, De Dorknopers .
• Van dit rijtje heb ik er minstens vijf zelf verzonnen. Heb je door welke?

Tot slot nog even over de benaming ‘staf’. Zoek de herkomst en de betekenis maar niet op, dat heb ik al voor je gedaan en ik vraag me af of je dat wel moet willen weten. De herkomst is namelijk een beetje fallisch van aard. En daar loop je liever niet mee te koop.

Zie de aanduiding ‘staf’ maar als de stok waar de bestuurder, of misschien wel de hele scholengroep, op leunt. En wat je niet ondersteunt, stort een keer in.

Oh ja, wen er maar aan dat jullie bestaansgrond altijd bediscussieerd zal worden. Denk dan steeds: ‘Het zijn niet de slechtste vruchten, waaraan de wespen knagen.’