DNMonline is een onafhankelijk online platform over leiderschap in het funderend onderwijs. DNMonline verschijnt 8x per jaar met een overzicht van nieuwe content en toegang tot een uitgebreid archief.
Karin Derksen en Diede Stevens
Karin Derksen is zelfstandig organisatieadviseur en kerndocent Master Educational Leadership bij NSO-CNA Leiderschapsacademie
E-mail: k.derksen@nso-cna.nl
Diede Stevens is programmamanager bij NSO-CNA Leiderschapsacademie
E-mail: d.stevens@nso-cna.nl
De tijdlijnmethode
Schoolleiders staan continu voor de uitdaging om de school en het onderwijs verder te ontwikkelen. De nadruk ligt vaak op wat beter moet, dat kost energie en geeft zelden inspiratie. Het kan ook anders: door bewust stil te staan bij wat er wél is bereikt. Een krachtig hulpmiddel daarbij is het samen maken van een tijdlijn.
Op een tijdlijn verzamelen betrokkenen (schoolleiding, leraren, onderwijsondersteunend personeel en eventueel externen) voor hen belangrijke gebeurtenissen en betekenisvolle momenten uit hun werk op school. Het delen van die momenten roept vragen op als: wat hebben we samen meegemaakt, waar zijn we trots op, en wat leren deze gebeurtenissen ons over wat belangrijk is in onze school? Gezamenlijk terugkijken helpt zowel het verleden te waarderen als samen toekomst te vormen.
In dit artikel nemen we je mee in ons praktijkonderzoek. We beschrijven hoe we samen met collega’s van de Twijn, een school voor speciaal onderwijs in Zwolle, een tijdlijn hebben gemaakt en welke opbrengsten dit opleverde. Tussendoor delen we praktische tips, zodat je de methode ook op je eigen school kunt inzetten. We sluiten af met een reflectie op de kracht van de tijdlijnmethode.
De tijdlijnmethode: een evaluatie gericht op de toekomst
Stap 1. Kies het doel en de begeleider
Bij de Twijn nam algemeen directeur Pieter Greidanus na 17 jaar afscheid. Hij vroeg ons te onderzoeken welke beweging er in die tijd op gang is gekomen en wat hiervan de lessen zijn voor de toekomst. In dit geval was het doel van de tijdlijn dus: samen terugkijken om beter vooruit te komen.
Deze praktijkcasus biedt geen kant-en-klaar recept. We laten de keuzes zien die je onderweg kunt maken, met hun voor- en nadelen. Een van die keuzes is: wie begeleidt het proces? Doe je dat met iemand van binnen de school, of vraag je iemand van buiten? Bij de Twijn kozen ze voor externe begeleiding, omdat de directeur graag een zo objectief mogelijk beeld wilde krijgen van de schoolontwikkeling. Het kan echter ook waarde hebben om de begeleiding intern te beleggen. Mensen uit de school kennen de voorgeschiedenis en context vaak beter, waardoor zij informatie beter kunnen duiden.
Tip: Bepaal het doel. Waarom wil je samen een tijdlijn maken? Wat moet dat opleveren en voor wie? Centrale vragen bij het samen maken van een tijdlijzijn bijvoorbeeld: wat laat de tijdlijn zien over de ontwikkeling van onze school in de afgelopen jaren; of: welke lessen nemen we mee naar de volgende stap?
Tip: Denk vooraf na over wie het proces begeleidt. Wil je dat in- of extern beleggen en waarom? Kies iemand (of meerdere personen) die ervaring heeft met onderzoek doen en het begeleiden van groepsgesprekken.
Stap 2. Wie betrek je erbij?
Onze volgende vraag in het onderzoek bij de Twijn was: wie betrek je bij het maken van de tijdlijn en waarom? Een belangrijk uitgangspunt is dat je een representatief beeld wilt krijgen, dat recht doet aan de diversiteit in de praktijk en waarin zoveel mogelijk verschillende stemmen worden gehoord.
In het speciaal onderwijs wordt veel samengewerkt met externe partijen – zoals zorgorganisaties, gemeenten en reguliere scholen in de regio. Daarom hebben wij ook externen betrokken bij het maken van de tijdlijn. Terugkijkend hadden we de groep externen graag diverser samengesteld; nu bestond deze uit bestuurders en collega-directeuren, en geen externen uit het primaire proces. Vanuit de school zelf deden docenten, orthopedagogen, stafmedewerkers, leidinggevenden en de directeur mee aan de tijdlijnsessies. In totaal namen negen betrokkenen deel aan de tijdlijnsessies. De opbrengsten zijn later verdiept in twee focusgroepen met vijftien andere medewerkers.
Tip: Wie nodig je uit voor het maken van de tijdlijn en waarom? Kies betrokkenen die samen de diversiteit en verschillende ervaringen en opvattingen van alle betrokkenen zo goed mogelijk vertegenwoordigen.
Stap 3. Ontwerp het proces
Onze volgende vraag bij de Twijn was: hoe organiseren we het maken van een gezamenlijke tijdlijn? In één grote sessie, of in meerdere kleine sessies? Wij kozen voor drie bijeenkomsten van ieder twee uur, met kleine groepen (zie figuur 1). Die keuze maakten we vooral om praktische redenen: de planbaarheid, beschikbare tijd in de agenda’s en de mogelijkheid om iedereen aan het woord te laten en door te kunnen vragen. Een bijkomend voordeel bleek dat de bijeenkomsten na elkaar plaatsvonden. Zo ontstond een iteratief proces, waarin we steeds konden voortbouwen op de uitkomsten van de vorige groep. Het nadeel van deze keuze was dat de gezamenlijke interactie in de hele groep van betrokkenen ontbrak.
Tip: Ontwerp het proces. Bedenk hoeveel bijeenkomsten je organiseert, hoe ze elkaar opvolgen in de tijd, hoelang ze duren en welk doel je per bijeenkomst wilt bereiken. Schets het proces, zo wordt duidelijk hoe de stappen samen een geheel vormen.
Samen terugkijken om beter vooruit te komen.
Figuur 1: De stappen in de Tijdlijn.
Stap 4. Ontwerp en begeleid de bijeenkomst(en)
Dan wordt het tijd om de bijeenkomsten vorm te geven. Op welke manier haal je bij alle betrokkenen de betekenisvolle momenten op, hoe deel je die met elkaar en hoe kom je vervolgens tot een gezamenlijke tijdlijn? We kozen een aanpak waarin ruimte is voor zowel individuele inbreng als gezamenlijke betekenisgeving.
Voorafgaand aan de eerste tijdlijnsessie bij de Twijn hadden wij al enkele belangrijke momenten op de tijdlijn gezet die we haalden uit een interview met de directeur. Hierbij ging het bijvoorbeeld over de komst van Passend Onderwijs in 2014 en het verschijnen van verschillende inspiratiedocumenten (zie figuur 2). Tijdens de bijeenkomsten voegden betrokkenen nieuwe momenten toe. Zo bouwden we voort op de opbrengsten van eerdere sessies en werd de tijdlijn stap voor stap rijker en completer.
Figuur 2. Ontwikkeling van de Tijdlijnmethode
De tijdlijnsessies startten met een korte toelichting op het doel van de bijeenkomst. Vervolgens gingen we aan de slag: iedereen kreeg een stapeltje post-its met de opdracht om individueel alle betekenisvolle momenten uit de periode 2008–2025 op te schrijven (de periode dat Pieter Greidanus directeur was). Daarna lichtte ieder de eigen post-its kort toe en plakte ze op de tijdlijn op een lange behangrol aan de muur.
Daarna stelden we het volgende type vragen aan de deelnemers: wat valt je op; wat verrast je; wat roept vragen op? Zo ontstond een gesprek, waarbij wij zoveel mogelijk meeschreven. Het gesprek ging niet over goed of fout, maar was een onderzoekend gesprek over de gebeurtenissen: hoe zijn ze beleefd door de verschillende betrokkenen, welke waarde of betekenis hebben ze en wat zeggen ze over de ontwikkeling van de school? Gaandeweg benoemde de groep overeenkomsten, verschillen en patronen in de gebeurtenissen op de tijdlijn. Zo werden enkele grotere bewegingen in de schoolontwikkeling zichtbaar, zoals het ontwikkelen van een gezamenlijke visie en een toename van externe samenwerkingen. Wij zorgden dat iedereen aan het woord kwam, vroegen door en, waar nodig, brachten we het gesprek verder als het te lang bij één gebeurtenis bleef hangen.
Tip: Geef de bijeenkomsten zorgvuldig vorm en bereid ze goed voor. Denk na over werkvormen waarin iedereen wordt gehoord en maak een draaiboek.
Tip: Kies of je begint met een lege of al deels gevulde tijdlijn. Beide hebben voor- en nadelen. Een lege tijdlijn geeft veel ruimte voor eigen en verrassende inbreng. Een deels gevulde tijdlijn maakt het begin gemakkelijker.
Tip: Kies waar je tijdlijn begint en eindigt. Je kunt ook in de toekomst eindigen, zodat er al van meet af aan over het vervolg wordt nagedacht.
Stap 5. Analyseer de opbrengsten
In de tijdlijnsessies bij de Twijn hebben we veel data verzameld. Op basis van alle sessies maakten we één gezamenlijke tijdlijn, met daarop gebeurtenissen die door meerdere mensen of in meerdere gesprekken zijn genoemd. Dat zijn namelijk de momenten die breed worden herkend. In totaal kwamen we tot twintig betekenisvolle gebeurtenissen op de tijdlijn.
De analyse van deze gebeurtenissen bracht ons op het spoor van vier aspecten die cruciaal waren in de beweging van de Twijn de afgelopen 17 jaar. Elk aspect is gekoppeld aan minimaal vier gebeurtenissen op de tijdlijn:
Cruciale aspecten voor beweging | Toelichting |
Gezamenlijke visie ontwikkelen | Elke vijf jaar maakt de Twijn een inspiratiedocument. Dit blijkt verbindend en richtinggevend. |
Versterken van de professionele cultuur | Iedereen traint in professioneel communiceren en neemt deel aan intervisie. |
Ontwikkelen van organisatiestructuur en leiderschap | De organisatiestructuur is herzien naar een netwerkstructuur met netwerkdirecteuren. Leiderschap is gedeeld, eigenaarschap en flexibiliteit zijn toegenomen. |
Meer (diverse) externe samenwerkingen aangaan | Intensieve samenwerking als specialist met regulier onderwijs en diverse partijen in de regio (zorgorganisaties, gemeenten, hogescholen). |
Daarnaast kwamen we paradoxen tegen waarin de school moet balanceren. Bijvoorbeeld: intern gericht zijn én tegelijk extern samenwerken, daar gaan we in een volgend artikel op in. Na de analyse verdiepten we de inzichten in focusgroepbijeenkomsten.
Stap 6. Verdiep de opbrengsten
Om de inzichten uit de tijdlijnsessies te verrijken organiseerden we twee focusgroepen (zie ook figuur 1). In de twee focusgroepen verifieerden en verrijkten we de verzamelde gegevens. Omdat de groep bij de tijdlijnsessies relatief klein was (in totaal 9), nodigden we voor de focusgroepen meer en andere medewerkers uit (in totaal 15). Dat gaf extra kleur en nuance aan de bevindingen. Waar het beeld na de tijdlijnsessies vooral positief was, kwamen in de focusgroepen ook kritische geluiden naar voren. Zo werd bijvoorbeeld benoemd dat de gezamenlijke visie weliswaar mooi op papier staat, maar in de praktijk (nog) niet overal zichtbaar is.
In de focusgroepen gingen de betrokkenen actief zelf puzzelen met de data. Eerst gingen zij in twee- of drietallen aan de slag met citaten uit de tijdlijnsessies. De opdracht was om deze citaten te ordenen onder de vier aspecten die wij hadden onderscheiden. Als een citaat daar niet bij paste, konden zij zelf een nieuw aspect toevoegen. Aansluitend volgde een plenair gesprek.
Tip: Organiseer na de tijdlijnsessies een of meer focusgroepen om de resultaten te toetsen en aan te vullen. Nodig daarbij ook andere medewerkers uit. Zo hoor je nieuwe perspectieven en kritische geluiden en ontstaat een vollediger en genuanceerder beeld van de schoolontwikkeling.
Stap 7. Koppel de bevindingen terug en zet een volgende stap
De laatste stap is het terugkoppelen van de bevindingen. Bij de Twijn kozen we voor het maken van een uitgebreide rapportage, omdat de schoolleiding dat graag wilde. Op andere scholen kan het ook eenvoudiger, bijvoorbeeld met een presentatie, een mindmap, een infographic of een visuele samenvatting.
De terugkoppeling is ook het moment om samen vooruit te kijken. Wat betekenen deze inzichten voor de volgende stap in de schoolontwikkeling? Zo krijgt de tijdlijn een plek in de dagelijkse praktijk en wordt het werken eraan geen eenmalige activiteit, maar een startpunt voor blijvende ontwikkeling.
Tip: Denk na over hoe je de resultaten presenteert, voor wie en met welk doel. Sluit altijd af met concrete afspraken over vervolgstappen, zodat het verhaal van de school levend blijft en de beweging doorgaat.
Tot slot: De kracht van het samen maken van een tijdlijn
Het samen maken van een tijdlijn blijkt een krachtig hulpmiddel om als school terug te kijken én vooruit te blikken. Welke elementen maken deze aanpak zo waardevol?
Ten eerste het waarderende perspectief, omdat je stilstaat bij wat er al is bereikt. Dat geeft energie om nieuwe stappen te zetten (Cooperrider et al., 2008). Ten tweede de kracht van de gezamenlijke betekenisgeving. Door een langere periode in kaart te brengen, worden patronen zichtbaar. Zo ontstaat niet alleen een gezamenlijk beeld van het verleden, maar ook meer richting voor de toekomst (Snowden & Boone, 2007). Het derde werkzame ingrediënt is de energie die ontstaat door interactie. Het samen creëren van een tijdlijn leidt vaak direct tot nieuwe inzichten en beweging, omdat het eigen verhaal zichtbaar wordt voelt een volgende stap logisch en haalbaar. Dit geeft veranderenergie en zin in de toekomst (Uhl-Bien et al., 2007; Tjepkema et al., 2022).
Het samen maken van een tijdlijn blijkt een krachtig hulpmiddel om als school terug te kijken én vooruit te blikken.
Referenties
Reacties worden per mail rechtstreeks aangeboden aan de auteur.
DNMonline:
